¿Sabías que puedes tener una dirección de email tipo gastos.tuempresa@simplygest.cloud donde podrás enviar fotos o PDF de tíckets o facturas de gastos de tu empresa, y SimplyGest Cloud los recogerá, los escaneará automáticamente y preparará la factura para que solo tengas que revisarla y dar el visto bueno para registrarla en el programa?
Todo eso es posible gracias al Buzón de Gastos, disponible a partir de la versión Premium (inclusive).
¿Cómo funciona?
El primer paso es configurar tu buzón de email privado. En Administración, busca la opción «Buzón de Gastos» y elige tu cuenta de email personalizada.
IMPORTANTE: no facilites esta dirección de email a terceros, ya que podrían hacer un uso incorrecto del mismo.
Podrás cambiar tu cuenta de email para gastos en cualquier momento, aunque te recomendamos conservarla para evitar confusión y enviar facturas a direcciones que ya no existen.
Una vez tengas tu cuenta configurada, podrás empezar a enviar documentos a ese email. Puedes enviar el PDF de una factura (por ejemplo, una factura de Movistar, de Endesa, una compra/gasto) o incluso la foto de una factura o tícket de cualquier gasto de tu empresa.
SimplyGest Cloud comprobará y procesará los emails recibidos de forma transparente cada pocos minutos. Si el documento recibido es compatible, se ha podido escanear y no ha habido ningún problema, recibirás una notificación en el programa indicando que se ha recibido un gasto en tu buzón:
En el caso de que haya habido un error, recibirás otra notificación avisándote.
Podrás (y deberás) revisar todos los documentos recibidos en tu Buzón de Gastos en cualquier momento. Podrás filtrar por pendientes de revisión y ya revisadas/procesadas.
Revisa cada documento recibido, comprueba que todo está bien, corrige los posibles errores de interpretación del escáner (probablemente los habrá, ya que el OCR nunca es perfecto) y una vez estés de acuerdo, pulsa «Registrar Gasto». Puedes elegir si guardar el gasto como «Factura» o como «Gasto Rápido»:
¿Quién puede enviar gastos a esa dirección de email?
En principio, cualquiera puede enviar un email a cualquier dirección de email existente. No se puede evitar. Sin embargo, para evitar problemas, SimplyGest Cloud solo permitirá recibir emails en el Buzón de Gastos a los integrantes de tu equipo/empresa, es decir, solo el email de la empresa y los emails de inicio de sesión de los usuarios/empleados de tu Empresa podrán hacer envíos a tu buzón de gastos.
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