Aprende en solo un minuto cómo registrar tu primera Compra (o un Pedido a Proveedor) en SimplyGest Cloud gracias a este tutorial paso a paso…
Antes de poder hacer tu primera compra o gasto, lo ideal sería tener ya creado al menos un Producto o Servicio y al menos un Proveedor, aunque como veremos más tarde, también puedes comprar sin necesidad de crear artículos.
Aquí encontrarás información sobre cómo crear artículos, y aquí sobre cómo crear proveedores.
Dirígete al apartado Comprar en el menú superior de SimplyGest Cloud:
El primer panel muestra la información del emisor de la factura: tu proveedor o acreedor. Hay dos formas de seleccionar el proveedor:
- Usando el desplegable, que permite escribir un nombre o parte del nombre para ir filtrando las coincidencias y localizar el deseado:
- O bien usando el Buscador, que nos mostrará una ventana con todos nuestros proveedores y más datos visibles, desde la que podremos buscar por más campos y seleccionar el que queramos con un simple doble-click:
Una vez seleccionado el proveedor, en el siguiente panel encontramos los datos del documento que vamos a realizar:
- Tipo de Documento: Factura de Compra o Pedido
- Nº Original: puedes usar este campo para indicar el número de factura original de tu proveedor. Ten en cuenta que la factura se guardará en tu Historial de facturas de compra con un número correlativo, distinto al número original de la factura proporcionada por tu proveedor.
- Fecha: por defecto será la fecha de hoy, que podremos cambiar si queremos
- Vencimiento: podemos cambiarla manualmente, o bien usar el botón adjunto que nos permitirá seleccionar una fecha posterior más cómodamente:
- Forma de Pago: disponible solo en Facturas
- Pagada/No Pagada: indica si la factura ya está pagada o pendiente de pago. Si la marcas como «pagada», al realizar la factura, se creará automáticamente también el pago correspondiente, por el importe total de la factura. Esta opción está disponible también solo en facturas, no en pedidos.
- Opciones de Impuestos: Exento de Impuesto, Aplicar Recargo y Aplicar Retención. Estas tres opciones pueden variar según la configuración de tu Empresa, País, etc.
El siguiente bloque «Líneas del Documento» es el que utilizaremos para añadir los productos que queramos comprar. Hay varias formas de añadir productos o líneas al documento…
- Usando el desplegable, que permite buscar una palabra o parte de una palabra y seleccionar el artículo en la lista desplegable:
- Usando el Buscador, que al igual que ocurre con los proveedores, mostrará una ventana con todos tus artículos y nos permitirá visualizar más datos, buscar por cualquier columna, añadirlos con doble-click e incluso seleccionar varios artículos y no uno solo:
Además, esta ventana permanecerá abierta hasta que la cerremos, de forma que podamos seguir añadiendo artículos sin tener que abrirla con cada uno.
IMPORTANTE: Ten en cuenta que en compras y pedidos a proveedor, los artículos se añadirán al documento con su Precio de COSTE, no con su PVP. Asegúrate de que tus productos tienen precio de coste si también vas a comprarlos, no solo a venderlos.
- Añadir una Línea en Blanco: esta opción permite añadir una línea en blanco al documento, que podremos modificar manualmente, rellenando las casillas (nombre, código, precio, etc.). De esta forma podremos comprar productos que no tengamos creados.
Puedes cambiar el orden de las líneas añadidas al documento fácilmente. Aquí te explicamos cómo hacerlo.
Otras Opciones
El botón «Otras Opciones» permite añadir más información al documento:
- Comentario/Notas: información adicional, con texto libre e ilimitado, que quedará guardado en el documento y podremos consultar más adelante.
- Descuento Global: Si quieres incluir un descuento a todo el documento, en vez de hacerlo línea por línea, o incluso si quieres usar un descuento global independiente al que tenga cada línea, utiliza esta casilla.
- Cuenta Contable: Por defecto, la cuenta contable para compras será la 60000000, pero si por algún motivo quieres cambiarla, puedes escribirla aquí.
- Referencia: un campo adicional que puedes usar para lo que necesites, como un número interno, etc. Más tarde podrás hacer búsquedas por este campo, por lo que úsalo para lo que necesites.
- Libre: otro campo libre que además puedes personalizar (en vez de Libre, puedes hacer que aparezca otro título).
- Archivo adjunto: Añade un archivo externo al documento. Puede ser un PDF, una imagen, etc. El archivo se subirá a tu SimplyGest Cloud y quedará asociado al documento. También puedes adjuntar archivos a un documento más adelante, desde el Historial. Aquí tienes más información al respecto.
- Tags (etiquetas): escribe etiquetas para categorizar el documento o diferenciarlos de otros, agruparlos, etc. Más tarde podrás hacer búsqueda por etiqueta, por lo que úsalo para lo que necesites.
- Nota interna: igual que el comentario del documento.
Pagos
Usa esta opción para indicar si ya hemos pagado el documento, o una parte del mismo.
- Si hemos marcado el documento como «Pagado», por defecto la casilla «Importe» indicará el total del documento.
- Si el documento no está completamente pagado, pero hemos adelantado parte del importe al proveedor/acreedor, indicaremos aquí el importe que hemos pagado y la fecha de dicho pago:
En este ejemplo, ya le hemos abonado al proveedor 100 Euros de un total de 302,50. Cuando guardemos la factura, si en esta casilla existe algún importe, automáticamente se creará también el pago indicado.
Guardar el Documento
Cuando terminemos de rellenar nuestro documento, pulsamos en «Terminar y Guardar»…
…y tras unos segundos, el documento se habrá guardado y nos aparecerá el siguiente aviso:
Con esto ya habremos creado nuestro documento. Si vamos a nuestro Historial de Compras, veremos nuestra compra en el mismo:
Además, como le hemos indicado un pago de 100 euros, comprobaremos que quedan pendientes de pago 202,50 euros (302,50 – 100), ya que se ha creado automáticamente un pago de 100 euros.
Aquí encontrarás más información sobre cómo ver, editar o borrar cobros o pagos de un documento.
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