Con VeriFactu, todas las facturas emitidas en tu software de facturación, son enviadas inmediatamente a Hacienda para su posterior «verificación». Ese envío puede fallar por algún motivo externo, o bien no ser del todo válido debido a problemas en la factura, en los datos, importes, etc.
IMPORTANTE: Técnicamente, no se envía la factura a VeriFactu, sino un «Registro de Facturación«, que no es más que información relevante de cada factura (emisor, cliente, cuotas, totales, etc.). En ningún caso se envía el contenido (conceptos) de la misma. Para no confundir al usuario con más términos, hemos decidido usar «factura» y no «registro de facturación» cuando hablamos de enviar, ya que en el 99% de los casos, ambas conceptos coinciden.
La Agencia Tributaria responderá a cada envío con un «Estado», que puede ser «Correcto«, «Incorrecto» o «Aceptado con Errores«. En este post te explicamos las diferencias y qué se debe hacer en cada caso.
¿Qué puede fallar?
En principio, si todo funciona con normalidad, hemos configurado correctamente el software, los datos de la factura, cliente, etc. son correctos, etc. no debería fallar nada en el 99% de los casos. No obstante, hay algunos problemas que pueden surgir, y siempre es buena idea tenerlos en cuenta y saber qué hacer en cada caso.
- Problemas de conexión: si no hay internet, o el Servidor de VeriFactu está caído, etc. no se podrá hacer el envío, y quedará «en cola» hasta que se restablezca la conexión.
- Errores al confeccionar la factura: el usuario se ha equivocado en algún dato fiscal, conceptos, impuestos…
- Errores en los datos que se envían a VeriFactu: falta algún dato requerido por VeriFactu, o bien es incorrecto o incompatible con el resto de datos enviados.
En todos estos casos, Hacienda nos devolverá un código de error y la descripción del mismo. Dependiendo del error que sea, Hacienda puede aceptar la factura, rechazarla o «aceptarla con errores«.
¿Qué hacer en cada caso?
- Factura Aceptada/Correcta: no es necesario hacer nada, salvo que nosotros mismos nos hayamos equivocado al elaborarla y nos hayamos dado cuenta más tarde. Una factura puede ser correcta (cumple la normativa, no hay errores internos, etc.) pero pudimos habernos equivocado de Cliente, o bien olvidamos añadir un concepto, o nos equivocamos con algún precio, etc. En este caso, siguiendo el reglamento de facturación, se debe elaborar una Factura Rectificativa, que es el proceso estándar para estos casos.
- Factura Rechazada/Incorrecta: VeriFactu ha rechazado la factura porque hay un error que no puede aceptar. Este error pudimos haberlo provocado nosotros (faltan datos del cliente, NIF no válido, etc.) o bien se trata de un error en el propio software, que no generó correctamente los datos a enviar a VeriFactu por algún motivo. En este caso, Hacienda no tiene constancia de la factura (no consta como Aceptada, así que no existe aún para Hacienda) y deberemos corregir el error que se nos indique.
- Factura «Aceptada con Errores»: En algunos casos, VeriFactu acepta la factura, aunque ésta contiene algún error que no se considera tan grave como para rechazarla. La acepta, y ya consta para Hacienda, pero se debe corregir el error que nos hayan indicado.
Cómo corregir los errores
Cuando Hacienda nos indique que hay un error que se debe corregir, SimplyGest Cloud propondrá la mejor forma de corregirlo, bien mediante una Factura Rectificativa o mediante el envío de una Subsanación, según el error de que se trate.
En la mayoría de los casos, la acción recomendada será siempre la de realizar una Factura Rectificativa. Muchos de los errores «subsanables» son muy poco comunes si tanto el software como los datos están bien configurados, así que no deberían ocurrir salvo en contadas ocasiones.
También dependerá de si la factura ha sido rechazada o aceptada con errores, aunque será el propio software quien se encargue de actuar de una forma u otra según el caso.
SimplyGest Cloud ha sido diseñado de tal manera que todo este proceso sea lo más automático y transparente posible, con el fin de evitar confusión a los usuarios.
Opciones disponibles para corregir una factura
Hay que tener en cuenta que una factura que ya ha sido emitida no se puede modificar. La única opción posible es hacer una rectificativa o, en algunos casos concretos, una subsanación:
- Factura rectificativa: como ya hemos visto, es la opción recomendada y además se podrá usar para cualquier caso. En este post te explicamos cómo hacer una factura rectificativa paso a paso.
- Subsanación: para algunos errores concretos, se podrá hacer una subsanación, que consiste en enviar la misma factura una vez se haya corregido el problema notificado. Esto solo se podrá hacer cuando el error no tenga nada que ver con el contenido de la factura (importes, cliente, datos fiscales, impuestos…) sino con otros datos internos propios de VeriFactu.
Ejemplo de Subsanación
Imaginemos una factura que, a simple vista parece correcta y nosotros no hemos cometido aparentemente ningún error, pero sin embargo, VeriFactu responde indicando que hay un error que se debe subsanar. La mayoría de estos errores tienen que ver con los datos que el software envía a VeriFactu, no con la factura en sí. Puede que nos hayamos olvidado de indicar la Clave Operación correcta, que ésta no sea compatible con el tipo de factura, que se trate de una factura exenta de IVA pero no hayamos indicado un Motivo de Exención válido, etc. Todos estos casos hacen referencia a datos «internos» para VeriFactu. No influyen para nada en la factura que recibe el cliente (aunque puede haber excepciones).
Si el software está bien configurado, los datos del destinatario (Cliente de la factura) son correctos, etc. no debería haber ningún problema que requiera realizar una subsanación.
No obstante, en este otro post te explicamos cómo proceder cuando la acción recomendada sea enviar una Subsanación.
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