Artículo en desarrollo. Servicio en pruebas.
¿Necesitas que tus clientes, proveedores, empleados, etc. firmen algún documento, contratos, etc.? ¿Te gustaría automatizar este proceso y que estuviera totalmente integrado en SimplyGest Cloud? Con SimplyGest StampByMe podrás hacerlo.
¿Qué es StampByMe?
SimplyGest StampByMe es un servicio online de firma de documentos PDF que permite automatizar todo el proceso:
- Subes el PDF que necesite ser firmado por tu cliente
- Indicas donde deberá ir la firma de tu cliente en el documento y algunos datos del firmante
- Envías un Link al firmante, por Email o SMS
- El firmante entra en el link y sigue las instrucciones. Podrá firmar desde su móvil, tablet o PC
- Sabrás en todo momento el estado del documento: firmado, pendiente, etc.
- Una vez firmado, tanto tu como tu cliente podrán descargar el documento firmado
Podrás ver todos los documentos enviados y su estado desde SimplyGest Cloud, así como el detalle (registro) de cada envío, validar documentos firmados, etc.
Seguridad ante todo
La firma de documentos importantes requiere cumplir con varias normativas y requisitos. Se deberá garantizar la integridad del documento y, sobre todo, podre comprobar que éste no ha sido modificado después de su firma.
Además, se debe garantizar que el firmante sea la persona que debe firmar, y que quede un registro detallado de todo el proceso.
Para ello, el documento deberá incluir un certificado digital y un sello de tiempo (Timestamp) que garantice que el documento no haya sufrido ningún tipo de cambio tras la firma del mismo. Se registrará todo el proceso de firma de cada documento, almacenando información que sirva para corroborar que un documento no haya sido modificado en caso de reclamaciones de cualquier tipo.
Cómo enviar un documento para que lo firme el destinatario
A continuación te explicamos cómo funciona la integración de SimplyGest Cloud con el servicio de firma online de documentos de SimplyGest StampByMe.
1. En primer lugar, subimos el archivo PDF que necesite la firma de tu Cliente, Proveedor, Empleado, etc.
2. Podremos elegir en qué posición de la página irá la firma del destinatario/firmante. Además, podremos indicar si la firma irá solo en la primera página, solo en la última, en todas o en una concreta.
Haciendo click sobre la vista previa de la página, indicaremos la posición exacta donde irá la firma, y quedará almacenada.
3. Elegimos el tipo de firma que necesitamos y cómo enviaremos el link al firmante (Email o SMS). Además, tendremos que indicar algunos datos del firmante para garantizar que lo firme la persona indicada.
4. Se enviará al firmante un Link, por SMS o por Email, y podremos saber en tiempo real el estado del documento:
5. El destinatario recibirá un link para realizar la firma y podrá firmar desde cualquier dispositivo: móvil, tablet o PC
6. El firmante deberá identificarse, indicando su Nombre, Email y Tfno. Móvil. De esta forma nos aseguramos de que los datos coincidan con los esperados e indicados en el paso 3.
7. El firmante podrá ver o descargar el documento a firmar para leerlo antes de realizar la firma:
8. Y podrá firmar el documento, dibujando su firma manuscrita en pantalla, dependiendo del tipo de firma que necesitemos: firma manuscrita, solo Nombre y Apellidos, etc.
9. Una vez firmado, el documento quedará marcado como «Firmado», y tanto tu como el firmante podrán descargar el documento firmado. Además, el documento final se enviará por email a ambas partes.
Validación de documentos firmado
Para cumplir con los requisitos de seguridad vigentes, el documento PDF final incluirá una página adicional en la que se certifica todo el proceso y se incluye la información del mismo: fecha/hora de envío del email/sms, fecha/hora de la firma, hash del documento original y firmado, hash de la firma, etc.
De esta forma, será posible comparar dos documentos para saber si se trata del mismo documento o si por el contrario, ha sufrido alguna modificación. Desde SimplyGest Cloud podrás consultar el registro (log) del proceso de envío y firma, así como comprobar si un documento PDF es el mismo que se firmó en su momento o si ha sido modificado.
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